Angebot schreiben – kostenlos und ohne Anmeldung

Was in ein Angebot gehört

Ein Angebot ist dein Kostenvorschlag: Du schreibst auf, was du leistest, und nennst den Preis dafür. Anders als bei der Rechnung gibt es dafür keine feste Liste von Pflichtangaben. Trotzdem gehören die wichtigsten Angaben hinein, sonst musst du nachbessern.

• Deine Kontaktdaten: Name oder Firmenname, Anschrift, Telefon und E-Mail. Als Kleinunternehmer ohne Firma genügt dein Name mit Adresse.
• Die Kundenadresse: vollständiger Name und Anschrift des Empfängers, in derselben Schreibweise, die später auf der Rechnung steht.
• Eine genaue Leistungsbeschreibung: Was machst du, in welchem Umfang, mit welchem Material? „Bad sanieren“ ist zu grob. „Bad sanieren, inklusive Fliesenarbeiten und Armaturen nach Auswahl des Kunden“ ist ein Angebot, mit dem der Kunde arbeiten kann.
• Einzel- und Gesamtpreise: Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis je Position sowie eine Summe am Ende. So kann der Kunde einzelne Positionen streichen, ohne dass du neu rechnen musst.
• Ein Gültigkeitsdatum: bis wann deine Preise gelten. Dazu weiter unten mehr.
• Bei Kleinunternehmern: der Hinweis auf die Steuerbefreiung, damit der Kunde den Preis richtig einordnet.

Eine Rechnungsnummer gehört nicht ins Angebot. Die Nummer vergibst du erst mit der Rechnung – fortlaufend und nur einmal vergeben.

Wie der Hinweis auf der Rechnung lautet und welche Schwellenwerte gelten, steht unter Rechnung als Kleinunternehmer.

Verbindlich oder freibleibend?

Mit einer Klausel legst du fest, wie fest dein Angebot ist. Drei Varianten sind üblich und im Generator als Auswahl hinterlegt:

• „Dieses Angebot ist freibleibend & unverbindlich.“ Passt, wenn du dich nicht binden willst, weil Materialpreise schwanken oder der Aufwand noch unklar ist.
• „Dieses Angebot ist bis zum genannten Datum bindend.“ Passt, wenn deine Kalkulation steht und der Kunde sich darauf verlassen soll.
• „Lieferung erfolgt solange der Vorrat reicht.“ Passt, wenn du mit Lagerware arbeitest und die Bestandsdauer offen ist.

Ohne Zusatz gehen viele Kunden davon aus, dass der Preis eine Weile gilt. Wenn du das nicht willst, wähle ausdrücklich „freibleibend“. Der gewählte Satz erscheint im PDF, du formulierst ihn nicht selbst.

Wie lange ein Angebot gilt

Eine allgemeine Frist, nach der ein Angebot automatisch ungültig wird, gibt es nicht – du bestimmst die Dauer selbst über das Gültigkeitsdatum. Im Generator trägst du es im Feld „Angebot gültig bis“ ein, im PDF steht dann „Gültig bis“ mit dem Datum.

Ein Datum ist praktisch, weil deine Kalkulation altert: Materialpreise und Auslastung ändern sich. Kommt ein Kunde Monate später auf ein altes Angebot zurück, rechnet er mit dem damaligen Preis – du musst erklären, warum es teurer wird. Ein kurzer Gültigkeitszeitraum erspart dir dieses Gespräch.

Wenn du dich nicht festlegen willst, nimm statt eines Datums die Klausel „freibleibend und unverbindlich“. Dann bleibt der Preis eine Orientierung. Was später auf der Rechnung stehen muss – von der Steuernummer bis zum Leistungszeitpunkt – findest du in der Checkliste der Pflichtangaben.

Vom Angebot zur Rechnung in einem Klick

Sobald der Kunde zusagt, tippst du nichts neu ab. Der Ablauf im Generator:

Beim Klick speichert der Generator das Angebot im Archiv und schaltet in den Rechnungsmodus um. Adressen, Positionen, Preise, Bankverbindung und Hinweistexte werden übernommen. Rechnungsnummer und Rechnungsdatum werden neu gesetzt: die Nummer fortlaufend, das Datum auf den Tag der Rechnung.

Prüfe danach das Rechnungsdatum und ergänze den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung – er gehört auf die Rechnung und lässt sich aus dem Angebot nicht ableiten.

Und wenn die Rechnung danach in die Buchhaltung geht? Dann musst du die Beträge nicht am Quartalsende zusammensuchen. Der DATEV-Export schreibt genau die Positionen, die aus deinem Angebot übernommen wurden, als Buchungsstapel in eine CSV, die dein Steuerberater einliest. Die Anleitung dazu steht unter Rechnung als DATEV-Datei an den Steuerberater geben.

Braucht ein Angebot eine E-Rechnung?

Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft Rechnungen; ein Angebot ist ein Kostenvorschlag. Deshalb brauchst du dafür weder XRechnung noch ZUGFeRD und auch keine Leitweg-ID. Du erstellst das Angebot als PDF und schickst es per E-Mail oder druckst es aus.

Ein PDF-Angebot per E-Mail ist keine E-Rechnung – und muss es nicht sein. Für Rechnungen gilt dagegen: Seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – auch Kleinunternehmer. Die Ausnahme für Kleinunternehmer betrifft nur das Ausstellen eigener Rechnungen; für den Empfang kann ein E-Mail-Postfach genügen. Beim Ausstellen bleiben Papierrechnungen im B2B nur noch bis zum 31.12.2026 zulässig, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027. An Privatkunden darfst du elektronisch nur mit deren Zustimmung abrechnen.

Quelle: BMF: FAQ zur E-Rechnung (Stand 23.03.2026). Stand: 09.10.2026. Bitte prüfe die aktuellen Hinweise des Bundesministeriums der Finanzen.

Bei Firmenkunden kommt die Frage nach dem Format also spätestens bei der Rechnung. Das Angebot bleibt in beiden Fällen ein normales PDF.

Wenn du eine fertige Gestaltung für deine Dokumente möchtest: Es gibt optionale Vorlagen für Handwerk, IT und Kleinunternehmer. Der Generator bleibt kostenlos – mehr dazu unter Rechnungsvorlagen für Handwerk, Freelancer & Co.