Rechnung als Kleinunternehmer

Was sich 2025 geändert hat

Seit dem 01.01.2025 ist die Kleinunternehmerregelung eine Steuerbefreiung. Das ist mehr als eine Wortwahl. Denn nach § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG muss eine Rechnung einen Hinweis darauf enthalten, dass eine Steuerbefreiung gilt, wenn kein Steuerbetrag ausgewiesen wird. Deine Rechnung braucht also weiterhin keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag – aber einen Satz, der die Steuerbefreiung benennt.

Bis 2024 war der Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ üblich. Er beschreibt die alte Rechtslage bis 2024. Wenn du ihn in einer Vorlage, in einem Formular oder in einer älteren Rechnung findest, wurde der Text dort nicht auf den aktuellen Stand gebracht.

Im Alltag ändert sich für dich wenig: Du rechnest weiter ohne Umsatzsteuer und ziehst keine Umsatzsteuer von deinen Kunden ein. Nur der Hinweis auf dem Dokument muss die Steuerbefreiung nennen.

Der Hinweis auf der Rechnung

Der Hinweis steht dort, wo sonst Steuersatz und Steuerbetrag stehen – also in der Summenübersicht. Er muss nicht kompliziert sein. Ein Muster:

Steuerfreie Leistung nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung). Es wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Wichtig: Das ist ein Muster, keine Rechtsberatung. Den genauen Wortlaut solltest du mit deinem Steuerberater abstimmen – besonders, wenn deine Kunden größere Firmen sind und die Rechnung dort durch eine Buchhaltung läuft.

Bei Rechnungs-Fix ist der Hinweistext anpassbar. Das Dokument hat ein freies Hinweisfeld, in das du den Wortlaut eintragen kannst, den du abgestimmt hast. Wählst du die Option „§ 19 UStG“, verschwinden Steuersatz und Steuerbetrag aus den Summen, und an ihrer Stelle steht der Hinweis auf der Rechnung.

Die Schwellenwerte: 25.000 € und 100.000 €

Die Kleinunternehmerregelung hängt an zwei Zahlen. Dein Gesamtumsatz im Vorjahr durfte 25.000 € nicht überschreiten. Im laufenden Kalenderjahr darfst du 100.000 € nicht überschreiten. Beide Grenzen gelten zusammen: Reißt du eine, sind die Voraussetzungen nicht mehr erfüllt.

Überschreitest du die 100.000 € im laufenden Jahr, erfüllst du die Voraussetzungen für dieses Jahr nicht mehr. Was das konkret für die Rechnung bedeutet, die du gerade schreiben willst, klärst du besser mit deinem Steuerberater, als es selbst zu entscheiden.

Der Wechsel ist möglich: Du kannst auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und ganz normal Umsatzsteuer ausweisen. Nach § 19 Abs. 3 UStG bist du an diesen Verzicht aber mindestens fünf Kalenderjahre gebunden. Das ist eine Entscheidung für mehrere Jahre, nicht für ein Quartal.

Was auf die Rechnung gehört

Für Kleinunternehmer gelten die normalen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Sie stehen vollständig auf der Seite Pflichtangaben einer Rechnung. Kurz gefasst:

• Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
• Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung, mit handelsüblicher Bezeichnung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Das Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt
• Statt Steuersatz und Steuerbetrag: der Hinweis auf die Steuerbefreiung

Ein Punkt, der oft fehlt, ist der Zeitpunkt der Leistung. Er ist nicht das Ausstellungsdatum der Rechnung. Wer im Mai arbeitet und im Juni abrechnet, trägt den Leistungszeitraum im Mai ein. Ein zweiter häufiger Fehler ist die Rechnungsnummer: Sie muss fortlaufend und einmalig vergeben sein, damit die Buchhaltung jede Rechnung eindeutig zuordnen kann.

Was davon in der Buchhaltung ankommt

Dieselben Angaben sind später die Grundlage der Buchführung: Aus Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Leistung wird ein Buchungssatz. Damit deine Kanzlei das nicht abtippen muss, kannst du die Rechnung zusätzlich als DATEV-Datei ausgeben – als Buchungsstapel, den sie direkt einliest.

Für dich als Kleinunternehmer hat der Export eine Eigenheit: Es wird kein Steuerschlüssel gesetzt. Das Feld bleibt leer, weil DATEV steuerfreie Umsätze über das Erlöskonto führt und keinen Schlüssel „0" kennt. Im Buchungstext steht dafür „Gem. § 19 UStG keine USt". Welches Erlöskonto bei dir passt – im SKR03 oder SKR04 – stimmst du am besten mit deiner Kanzlei ab; die Anleitung steht unter Rechnung als DATEV-Datei an den Steuerberater geben.

Firmenkunden (B2B) und Privatkunden (B2C)

Ob eine E-Rechnung nötig ist, hängt vom Empfänger ab. Für Privatkunden kannst du weiter eine normale Rechnung als PDF schreiben. Willst du sie elektronisch senden, geht das nur mit Zustimmung des Empfängers. Bei Firmenkunden ist die Rechnung dagegen grundsätzlich elektronisch zu stellen – Papier ist dort nur noch bis 31.12.2026 zulässig, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027.

Als Kleinunternehmer trifft dich seit dem 1. Januar 2025 die Empfangspflicht genauso wie alle anderen inländischen Unternehmen: Du musst E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – für den Empfang kann ein E-Mail-Postfach genügen. Die Ausnahme für Kleinunternehmer betrifft nur das Ausstellen eigener Rechnungen. Die Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht nötig. Deine Firmenkunden sind also in der Pflicht, und deshalb fragen viele von ihnen nach dem Format. Die Fristen im Überblick stehen unter E-Rechnungspflicht.

Quelle: BMF: FAQ zur E-Rechnung (Stand 23.03.2026). Stand: 09.10.2026. Bitte prüfe die aktuellen Hinweise des Bundesministeriums der Finanzen.

Ein per E-Mail verschicktes PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Gültige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 nach EN 16931. Wie du als kleiner Betrieb damit anfängst, steht unter E-Rechnung für Kleinbetriebe.