E-Rechnung für Kleinbetriebe: der praktische Einstieg

Was du als Kleinbetrieb wirklich tun musst

Die E-Rechnungspflicht hat zwei Seiten: Empfangen und Ausstellen. Für Kleinbetriebe ist der Unterschied wichtig.

Empfangen: Seit dem 01.01.2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – auch Kleinunternehmer. Die Ausnahme für Kleinunternehmer betrifft nur das Ausstellen eigener Rechnungen; für den Empfang kann ein E-Mail-Postfach genügen. Die Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht nötig.

Quelle: BMF: FAQ zur E-Rechnung (Stand 23.03.2026). Stand: 09.10.2026. Bitte prüfe die aktuellen Hinweise des Bundesministeriums der Finanzen.

Ausstellen: Für Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden, gilt eine Ausnahme nach § 34a UStDV – du darfst also auch eine sonstige Rechnung (etwa ein PDF) ausstellen. Das Bundesfinanzministerium nennt diese Ausnahme in seinen FAQ zur E-Rechnung (Stand März 2026) und ergänzt: Wer zur Regelbesteuerung wechselt, muss ab diesem Zeitpunkt auch E-Rechnungen ausstellen. Für Rechnungen an Privatkunden brauchst du ohnehin keine E-Rechnung – elektronisch geht es dort nur mit Zustimmung des Empfängers. Firmenkunden und Steuerberater fragen das Format aber zunehmend an, weil sie E-Rechnungen in ihrer Buchhaltung verarbeiten. Wenn ein guter Kunde danach fragt, ist es hilfreich, liefern zu können.

Ausnahmen gibt es unter anderem für bestimmte steuerfreie Umsätze, für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und für Fahrausweise. Die vollständigen Fristen stehen unter E-Rechnungspflicht.

Der kleinste sinnvolle Einstieg

Du musst nicht sofort deine ganze Buchhaltung umstellen. Es reicht, vier Dinge der Reihe nach zu erledigen – das lässt sich an einem Nachmittag machen:

1. Prüfe, ob deine Kunden E-Rechnungen verlangen. Frage bei deinen Firmenkunden nach, ob sie schon E-Rechnungen erwarten. Wenn du nur Privatkunden hast, hast du Zeit.
2. Erstelle eine E-Rechnung und teste sie selbst. Nimm eine echte Rechnung von dir und erzeuge daraus eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format. Lies die Datei anschließend wieder ein, damit du siehst, dass alle Angaben ankommen – dafür gibt es das Prüfwerkzeug für E-Rechnungen.
3. Richte ein, dass du empfangene E-Rechnungen lesen und ablegen kannst. Sobald dir ein Lieferant eine E-Rechnung schickt, brauchst du einen Weg, das XML oder die ZUGFeRD-Datei zu öffnen und im Original aufzubewahren.
4. Kläre deine Ablage. Rechnungen sind 8 Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG). E-Rechnungen gehören im empfangenen Originalformat ins Archiv, maschinell auswertbar – ein Ausdruck ersetzt das nicht (GoBD Rz. 131). Für Buchhaltungsunterlagen können längere Fristen gelten, im Zweifel klärst du das mit deinem Steuerberater.

Ein Schritt kommt dazu, sobald es um die Zahlen für die Kanzlei geht. Deine Rechnungen landen in der Buchhaltung, und dort ist der Weg über die DATEV-Datei der kürzeste: Du gibst die Rechnung als Buchungsstapel im EXTF-Format aus, statt Belege abzugeben oder Beträge später zusammenzusuchen. Bei Rechnungs-Fix ist das ein Knopfdruck pro Rechnung, sobald der Export einmal eingerichtet ist. Schritt für Schritt: Rechnung als DATEV-Datei an den Steuerberater geben.

Was das kostet

Für den Einstieg kannst du mit Rechnungs-Fix bei null anfangen. Die Berechnung läuft komplett im Browser; auf unseren Servern entstehen dabei keine Kosten, und deshalb ist das Werkzeug kostenlos. Eine Registrierung ist nicht nötig, ein Konto gibt es gar nicht, und deine Rechnungsdaten werden nicht auf fremden Servern gespeichert.

Finanziert wird das Projekt über das optionale Big Pack mit 20 Design- und Branchenvorlagen zum Einmalkauf von 19 €. Wer will, kauft es einmal und nutzt es dauerhaft. Es gibt kein Abo, keine Paywall und kein Wasserzeichen auf deinen Rechnungen.

Welche Ausstattung du brauchst

Du brauchst einen aktuellen Browser – mehr nicht. Kein Programm zum Installieren, keinen Server, keine Software-Lizenz und keinen Zugang zu einer Plattform. Rechnungs-Fix läuft im Browser auf Windows, macOS, Linux, auf dem Handy und auf dem Tablet.

Wenn du viel unterwegs bist, kannst du die Seite auf dem Handy als App installieren. Das nennt sich PWA: Der Browser legt ein Symbol auf den Startbildschirm, und die Seite startet danach ohne Adressleiste. Die Installation ist optional; alle Funktionen sind auch ohne sie erreichbar.

Ein Hinweis zur Praxis: Deine Eingaben liegen im Browser deines Geräts. Wechselst du das Gerät oder den Browser, sind die Daten dort nicht vorhanden. Wenn du viel unterwegs arbeitest, gewöhn dir an, nach wichtigen Rechnungen eine Sicherungsdatei zu exportieren.

Typische Fehler am Anfang

• Ein PDF per E-Mail für eine E-Rechnung halten. Das ist eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist XRechnung oder ZUGFeRD als strukturierte Datei.
• Nur das PDF aufbewahren und den XML-Anteil wegwerfen. E-Rechnungen gehören im empfangenen Originalformat ins Archiv, maschinell auswertbar (GoBD Rz. 131).
• Ein Profil wählen, das keine gültige Rechnung ergibt. Die ZUGFeRD-Profile Minimum und Basic WL sind in Deutschland umsatzsteuerlich nicht als gültige Rechnungen anerkannt. Rechnungs-Fix erzeugt ZUGFeRD 2.5 im Standard-Profil (BASIC), das für einfache Rechnungen nach UStG genutzt werden kann.
• Bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID vergessen. Bei einer XRechnung ist die Leitweg-ID ein Pflichtfeld.
• Den alten Kleinunternehmer-Satz weiterverwenden. Er beschreibt die Rechtslage bis 2024. Was 2025 gilt, steht unter Rechnung als Kleinunternehmer.