ZUGFeRD oder XRechnung? Der Vergleich

Der Unterschied in einem Satz

ZUGFeRD ist eine Rechnung als PDF mit eingebettetem XML, XRechnung ist reines XML. Die Daten sind in beiden Fällen dieselben, deshalb erfüllen beide Formate die Norm EN 16931. Wie der hybride Aufbau genau aussieht, steht unter ZUGFeRD-PDF: Aufbau und Profile.

Für dich hat das eine praktische Folge: Ein ZUGFeRD-PDF kannst du per E-Mail verschicken, und der Kunde sieht sofort eine Rechnung. Eine XRechnung kann er nicht am Bildschirm lesen – sie wird im Buchhaltungsprogramm eingelesen.

Für die Buchhaltung auf der Empfängerseite ist der Unterschied gering, denn beide Formate liefern dieselben Werte. Für die Ablage gilt ebenfalls für beide: Die Datei wird im empfangenen Originalformat aufbewahrt und muss maschinell auswertbar bleiben.

Für deine eigenen Ausgangsrechnungen stellt sich die Frage anders. Beide Formate sind für den Empfänger gedacht und ersetzen keinen Buchungsdatensatz. Soll dein Steuerberater die Zahlen einlesen, kommt der DATEV-Export dazu: Er schreibt die Rechnung als Buchungsstapel im EXTF-Format, mit einer Zeile je Position. Was in der Datei steht, erklärt DATEV-Export: Rechnung als DATEV-Datei an den Steuerberater geben.

Entscheidungstabelle

Welches Format du brauchst, hängt vor allem vom Empfänger ab. Die folgende Tabelle ordnet die vier häufigsten Fälle ein.

Die Tabelle ist eine Orientierung für den Alltag. Prüfe vor der Rechnungsstellung, welches Format der Empfänger verlangt – unabhängig davon muss jede Rechnung die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Die Fristen und Ausnahmen der Pflicht stehen unter E-Rechnungspflicht.

Wann du die Leitweg-ID brauchst

Die Leitweg-ID ist eine Kennung, mit der öffentliche Auftraggeber eingehende Rechnungen zuordnen. In der XRechnung ist sie ein Pflichtfeld. Du bekommst sie von der Behörde, meist zusammen mit der Bestellung oder dem Auftrag.

Fehlt die Leitweg-ID, kann der Empfänger die Rechnung in der Praxis nicht zuordnen und die Verarbeitung stockt. Für Rechnungen an Firmenkunden brauchst du sie nicht – dort genügt ZUGFeRD. Wie du eine XRechnung mit Leitweg-ID erstellst, steht unter XRechnung erstellen.

Kann ich beides gleichzeitig nutzen?

Ja. Du legst das Format pro Rechnung fest, passend zum Empfänger. Beide Wege können parallel laufen: ZUGFeRD für Firmenkunden, XRechnung für Behörden. Die Rechnungsdaten selbst bleiben gleich – gleiche Rechnungsnummer, gleicher Betrag, gleicher Leistungszeitpunkt.

Es gibt sogar eine Brücke zwischen den Formaten: ZUGFeRD mit dem Profil „XRechnung" ist ebenfalls XRechnung-konform. Rechnungs-Fix erzeugt ZUGFeRD 2.5 mit dem Profil BASIC; für Behörden nutzt du zusätzlich den XRechnung-Weg.

Peppol – was das ist

Peppol ist ein internationales Netzwerk, über das Geschäftsdokumente zwischen den Systemen der Beteiligten ausgetauscht werden – Rechnungen, aber auch Bestellungen oder Lieferscheine. Jeder Teilnehmer ist über einen Zugangspunkt angebunden und wird über eine eigene Kennung identifiziert.

Für dich wird Peppol zum Thema, wenn ein Kunde seine Rechnungen ausdrücklich über Peppol haben möchte. Frag dann nach dem Zugangspunkt und der Kennung des Kunden. Ob dieser Weg für euch passt, klärst du am besten vorab, denn die Anforderung kommt vom Kunden. Am Format der Rechnung ändert der Transportweg nichts: Übergeben wird weiterhin ein strukturierter Datensatz, den das System des Kunden einlesen kann.