XRechnung erstellen und verstehen

Was die XRechnung ist

Die XRechnung ist eine elektronische Rechnung in Form einer reinen XML-Datei. Es gibt kein PDF, kein Bild und keinen Ausdruck, der dazugehört: Die Datei enthält nur Datenfelder, die die Software des Empfängers automatisch einliest. Ein Ausdruck ist für die Buchhaltung zwar möglich, aber nicht der eigentliche Inhalt der Rechnung.

Für den Aufbau gibt es zwei Syntaxen: UBL und CII. Beide sind zulässig und enthalten dieselben Informationen, nur in unterschiedlicher Struktur. Welche Variante dein Empfänger erwartet, steht in seinen Vorgaben – im Zweifel frag nach.

Dazu kommen die Geschäftsregeln der KoSIT. Das ist die Stelle, die die deutschen Regeln für XRechnungen pflegt und veröffentlicht. Sie legen fest, welche Felder Pflicht sind und welche Werte erlaubt sind. Eine Datei, die diese Regeln verletzt, gilt als fehlerhaft und wird von Behördensoftware abgewiesen.

XRechnung ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Bund, Länder und Kommunen nehmen Rechnungen in dieser Form entgegen. Zusammen mit ZUGFeRD ist sie eines der beiden Formate, die die europäische Norm EN 16931 erfüllen.

Inhaltlich steht in der XRechnung dasselbe wie in jeder anderen Rechnung: Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende und einmalig vergebene Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung sowie das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt mit Steuersatz und Steuerbetrag (§ 14 Abs. 4 UStG). Der Unterschied: Diese Angaben sitzen in festen Datenfeldern. Deshalb kann die Buchhaltung sie direkt einlesen, statt sie abzutippen.

Die Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist bei Rechnungen an Behörden ein Pflichtfeld. Sie ist eine Kennung, die der Auftraggeber vergibt – nicht du. Sie sorgt dafür, dass die Rechnung in der Verwaltung bei der richtigen Stelle ankommt und durch den Freigabeprozess geleitet wird.

Du findest sie in der Ausschreibung, in der Bestellung oder im Vertrag. Steht dort keine, frag beim Auftraggeber nach. Erfinden darfst du sie nicht, weil die Rechnung sonst im Umlauf hängen bleibt. Übernimm die Kennung genau so, wie sie dir genannt wurde.

In der Struktur steht sie im Feld für die Bestellreferenz des Käufers (Buyer reference). Manche Stellen verlangen zusätzlich eine Bestellnummer oder ein Aktenzeichen – dann gehört beides in die Rechnung.

Wann du XRechnung brauchst – und wann nicht

Die Antwort hängt davon ab, wer die Rechnung bekommt:

Bei Firmenkunden ist ZUGFeRD in der Regel der bequemere Weg: Das ist ein PDF, in dem eine XML-Datei eingebettet liegt. Der Kunde sieht also ein normales Dokument und kann die Daten trotzdem maschinell auslesen. Beide Formate sind gültige E-Rechnungsformate nach EN 16931, deshalb entscheidet meist die Vorgabe des Empfängers.

Den ausführlichen Vergleich mit Entscheidungshilfe findest du unter ZUGFeRD oder XRechnung.

Für dich als Rechnungsempfänger gilt außerdem: Seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – auch Kleinunternehmer. Die Ausnahme für Kleinunternehmer betrifft nur das Ausstellen eigener Rechnungen; für den Empfang kann ein E-Mail-Postfach genügen. Die Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht nötig. Beim Ausstellen bleiben Papierrechnungen im B2B nur noch bis zum 31.12.2026 zulässig, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027.

Quelle: BMF: FAQ zur E-Rechnung (Stand 23.03.2026). Stand: 09.10.2026. Bitte prüfe die aktuellen Hinweise des Bundesministeriums der Finanzen.

ZUGFeRD mit Profil XRechnung

ZUGFeRD kennt neben den Profilen Minimum bis Extended auch das Referenzprofil „XRechnung“. Rechnungen, die mit diesem Profil erstellt werden, sind XRechnung-konform, obwohl sie als PDF geliefert werden.

Die XML lässt sich außerdem allein verschicken. Aus einer ZUGFeRD-Datei kannst du den XML-Teil herausziehen und nur diesen an den Empfänger geben – das ist dann eine eigenständige XRechnung. Der PDF-Teil dient in solchen Fällen nur dem Menschen, der die Rechnung liest.

Wichtig ist dabei: In der Hybridrechnung hat der XML-Anteil Vorrang. Weichen PDF-Text und XML voneinander ab, gilt das XML. Beide Teile müssen also inhaltlich identisch sein. Mehr zum Aufbau steht auf der Seite ZUGFeRD-PDF.

XRechnung mit Rechnungs-Fix erstellen

Im Formular wählst du unter dem Vorschaufenster, welche E-Rechnung du brauchst: ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML, für Firmenkunden) oder XRechnung (reine XML, für Behörden). Beide entstehen aus denselben Formulardaten – du tippst also nichts doppelt.

Bei XRechnung blendet das Formular die Felder ein, die dafür zusätzlich Pflicht sind: die Leitweg-ID sowie Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail als Kontakt des Rechnungsstellers. Fehlt etwas, sagt das Werkzeug vor dem Erzeugen genau, was fehlt.

Die XML verwendet die Kennung urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0 (XRechnung 3.0, Fassung 3.0.2) und die CII-Syntax. Beide zugelassenen Syntaxen, UBL und CII, sind für Behörden gleichwertig – wichtig ist, dass die Regeln der KoSIT eingehalten werden.

Geprüft wird die Datei vor dem Herunterladen gegen die Regeln, die sich ohne Netz prüfen lassen: Pflichtfelder, Leitweg-ID samt amtlicher Prüfziffer, Steuerkategorie und Steuersatz, Kontaktangaben, Postleitzahlen, IBAN. Die vollständige Schematron-Prüfung nach KoSIT kann kein Browser leisten – dafür gibt es den KoSIT-Validator. Lass eine Rechnung daher einmal durch den Validator laufen, bevor du sie zum ersten Mal an eine Behörde schickst.

Was Rechnungs-Fix außerdem erzeugt

Zusätzlich bleibt ZUGFeRD 2.5 mit dem Standard-Profil (BASIC) verfügbar: ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Das Ergebnis wurde extern validiert (erechnung-tool.de, null Fehler). Nach FeRD ist BASIC als vollständige Rechnung nach UStG anerkannt, wörtlich: „Das Profil BASIC stellt eine Untermenge der EN 16931-1 dar und kann für einfache UStG-konforme Rechnungen genutzt werden.“ Minimum und Basic WL sind in Deutschland umsatzsteuerlich dagegen nicht als gültige Rechnungen anerkannt – Basic WL enthält keine Positionen.

Für Rechnungen an Firmen und Privatkunden reicht die ZUGFeRD-Ausgabe in der Regel aus. FeRD empfiehlt für EU-konforme elektronische Rechnungen das Profil EN 16931 – das ist eine Empfehlung, keine Pflicht.

Du brauchst beide Formate? Im Downloadbereich gibt es dafür die Schaltfläche „Beide Formate": Sie erzeugt die XRechnung-XML und das ZUGFeRD-PDF in einem Zug.

Eine erhaltene XRechnung kannst du mit dem E-Rechnungs-Prüfer im Browser einlesen und kontrollieren. Der Upload entfällt, die Datei bleibt auf deinem Gerät – das gilt auch für die Erzeugung.