E-Rechnung erstellen – kostenlos und ohne Anmeldung

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Die Angaben stehen nicht als Text auf einer PDF-Seite, sondern als Datensatz mit festen Feldern. Den kann das Buchhaltungsprogramm der Gegenseite einlesen, ohne dass jemand Beträge abtippt.

Für Deutschland sind zwei Formate vorgesehen: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931. Ein PDF, das du per E-Mail verschickst, ist dagegen eine „sonstige Rechnung" – auch dann, wenn es am Bildschirm wie eine Rechnung aussieht.

Quelle: BMF: FAQ zur E-Rechnung (Stand 23.03.2026). Stand: 09.10.2026. Bitte prüfe die aktuellen Hinweise des Bundesministeriums der Finanzen.

Ausnahmen gelten für bestimmte steuerfreie Umsätze, für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und für Fahrausweise. Für dich heißt das im Alltag: Format wählen, Daten eintragen, Datei versenden.

ZUGFeRD oder XRechnung – was brauchst du?

Beide Formate enthalten dieselben Rechnungsdaten. Der Unterschied liegt in der Verpackung. ZUGFeRD ist ein PDF mit einer XML-Datei als Anhang: Dein Kunde sieht die Rechnung im gewohnten Bild, und die Buchhaltung liest zusätzlich die strukturierten Daten aus. Wie dieser Aufbau aussieht, steht unter ZUGFeRD-PDF: Aufbau und Profile.

XRechnung ist dagegen reines XML, also eine Datendatei ohne Layout. Sie ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Dort ist die Leitweg-ID ein Pflichtfeld – eine Kennung, die dir die Behörde vor der Rechnungsstellung mitteilt. Wie du sie einträgst, zeigt XRechnung erstellen.

Für den Alltag heißt das: Bei Firmenkunden ist ZUGFeRD meist der bequemere Weg, weil die Rechnung lesbar bleibt und trotzdem maschinell auswertbar ist. Bei Behörden brauchst du XRechnung samt Leitweg-ID. Bei Privatkunden ist keine E-Rechnung nötig.

Ein dritter Fall hat mit dem Empfänger nichts zu tun, sondern mit deiner eigenen Buchhaltung. Soll dein Steuerberater die Zahlen einlesen, ist ein PDF der Umweg – er liest die Beträge selbst heraus. Die E-Rechnung ist schon besser, denn er kann ihre Werte maschinell übernehmen; fertige Buchungssätze liefert aber erst der DATEV-Export. Er schreibt die Rechnung als CSV im EXTF-Format, mit einer Zeile je Position. E-Rechnung für den Kunden, DATEV-Datei für die Kanzlei – beides entsteht aus denselben Eingaben. Wie es geht: Rechnung als DATEV-Datei an den Steuerberater geben.

Welches Profil brauche ich? (BASIC vs. EN 16931)

Ein Profil legt fest, wie viele Angaben die XML-Datei enthalten darf. Rechnungs-Fix erzeugt ZUGFeRD 2.5 mit dem Standard-Profil (technisch: BASIC).

BASIC ist eine Teilmenge der EN 16931. FeRD, das Forum elektronische Rechnung Deutschland, schreibt dazu: „Das Profil BASIC stellt eine Untermenge der EN 16931-1 dar und kann für einfache UStG-konforme Rechnungen genutzt werden." Eine Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG lässt sich also im Profil BASIC abbilden.

Zwei andere Profile scheiden aus: Minimum und Basic WL sind in Deutschland umsatzsteuerlich nicht als gültige Rechnungen anerkannt. Basic WL enthält keine Positionen, dort stehen nur Kopf- und Summendaten.

FeRD empfiehlt für EU-konforme elektronische Rechnungen das umfassendere Profil EN 16931 (COMFORT). Das ist eine Empfehlung, keine Pflicht. Verlangt dein Kunde EN 16931 oder enthält deine Rechnung viele Sonderfälle, kläre das vorher ab – für eine normale Handwerks- oder Dienstleistungsrechnung genügt BASIC.

In vier Schritten zur fertigen E-Rechnung

Du brauchst nur die Angaben für die Rechnung und die Daten deines Kunden. Alles Weitere ergibt sich aus dem Formular.

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

Die meisten Probleme entstehen nicht beim Rechnen, sondern beim Format und bei den Angaben. Diese fünf Punkte kosten am häufigsten Zeit:

• PDF als E-Rechnung verschickt. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung ist eine sonstige Rechnung. Sie lässt sich nicht maschinell auswerten, und die Buchhaltung deines Kunden muss die Werte selbst erfassen.
• Falsches Profil gewählt. Minimum und Basic WL sind umsatzsteuerlich nicht als gültige Rechnung anerkannt. Nutze ein Profil, das die Positionen enthält – bei Rechnungs-Fix ist das BASIC.
• Pflichtangaben fehlen. Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung sowie Steuersatz und Steuerbetrag gehören auf jede Rechnung.
• PDF und XML stimmen nicht überein. Bei ZUGFeRD hat der XML-Anteil Vorrang. Weicht der sichtbare Teil ab, gilt der Datensatz.
• Hinweis für Kleinunternehmer in alter Formulierung. Seit dem 01.01.2025 ist die Kleinunternehmerregelung eine Steuerbefreiung. Der Hinweis muss deshalb die Steuerbefreiung benennen. Der früher übliche Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" beschreibt die Rechtslage bis 2024.

Ein Punkt kommt beim Empfang dazu: E-Rechnungen sind im empfangenen Originalformat aufzubewahren, maschinell auswertbar. Ein Ausdruck ersetzt das nicht. Für Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 14b Abs. 1 S. 1 UStG). Für Buchhaltungsunterlagen können längere Fristen gelten – im Zweifel mit dem Steuerberater klären.